Dans le monde du sport professionnel, l’organisation événementielle prend une place centrale. Les tournois sportifs et les compétitions favorisent la cohésion des équipes et du public et font connaître les structures organisatrices, ce qui développe leur image de marque et leur permet de récolter des fonds. Entre logistique, règlementation et sponsoring, découvrez comment organiser un événement sportif ?
Quelles sont les étapes à respecter pour organiser un événement sportif ?
Chaque professionnel de l’événementiel sportif est libre d’appliquer sa propre méthode en vue de mettre en place sa manifestation. Néanmoins, certaines grandes étapes restent incontournables dans le but de proposer un évènement de qualité qui saura regrouper un maximum de public et véhiculer une bonne image de marque pour son organisateur.
En premier lieu, il est important de définir les objectifs de l’événement sportif. Ils permettent de stabiliser des critères organisationnels tels que le prix des billets d’entrée, le montant à financer, les besoins matériels et humains ainsi que le volume maximum de public. Ces objectifs sont essentiels à l’élaboration de la deuxième étape qui est l’établissement d’un budget prévisionnel. Il faut en effet être en mesure d’estimer ses besoins matériels ainsi que le nombre de personnes nécessaires pour le nettoyage, l’orientation des visiteurs, leur sécurité, la tenue de la billetterie voire le montage et le démontage des installations.
Dans le marketing sportif, le budget prévisionnel permet d’anticiper les dépenses qui sont liées à la location d’un lieu, au recours aux services de prestataires, à l’acheminement et au paiement des boissons, de la nourriture ou du matériel nécessaire pour créer la manifestation, etc. Le budget prévisionnel se base sur la prévision des dépenses à effectuer pour organiser l’événement, autant que sur les recettes envisagées. Sachez que si l’événement sportif est susceptible d’obtenir une subvention, le budget prévisionnel sera automatiquement demandé.
Il faut ensuite définir le lieu où se déroulera l’événement. Naturellement, le site de la manifestation va dépendre de la discipline sportive ainsi que des objectifs visés. Ce critère fait varier le type d’autorisation légale à demander en vue de l’organisation de l’évènement. En effet, dans le cas d’une rencontre qui se déroule en plein air et dans l’espace public, il est crucial de demander les autorisations d’exploitation auprès des préfectures ou des mairies.
D’ailleurs, un événement qui se déroule en plein air est soumis à une réglementation spécifique et plus stricte qu’une rencontre sportive en intérieur. Cette réglementation concerne les équipes sportives, le personnel d’encadrement et même les spectateurs. Dans ce cas de figure, il faut donc s’assurer que tous les équipements sont aux normes et qu’ils respectent les conditions d’évacuation, la sécurité incendie et le cadre légal. Il faut d’ailleurs bien anticiper les délais d’obtention de ces autorisations afin de scrupuleusement respecter son planning organisationnel.
Pour aller plus loin dans l’organisation de son événement sportif, il faut aussi trouver un sponsor. Au sein du milieu du sport professionnel, on peut à la fois obtenir des subventions publiques et des aides privées. Les financements des grandes entreprises permettent de mettre sur pied des événements de grande ampleur tout en leur offrant un espace de visibilité et de publicité attractif qui véhiculera une bonne image de marque. Il est donc tout à fait possible de se tourner vers des entreprises du sport business ou d’autres structures professionnelles?: marques de grande distribution, assurances, banques, etc.
Il faut ensuite communiquer autour de l’événement en vue d’assurer sa bonne promotion. L’aspect marketing et communication de l’organisation d’un événement sportif est crucial pour parvenir à vendre des billets et pour attirer un maximum de public. De nos jours, ces étapes ont lieu à la fois dans la presse écrite spécialisée et sur Internet.
Zoom sur les obligations légales pour organiser un événement sportif
Organiser un événement sportif nécessite également de proposer une manifestation qui s’intègre parfaitement aux dispositions légales en vigueur. Qu’il s’agisse de proposer une manifestation en plein air ou à l’intérieur, des règles strictes s’appliquent.
L’événement sportif doit en effet être déclaré aux pouvoirs publics plusieurs mois avant la date prévue. S’il s’agit d’une manifestation à but non lucratif, il faut aussi en aviser la commune. Attention, sans récépissé de la part de l’autorité préfectorale, la rencontre ne peut avoir lieu.
Il faut par ailleurs procéder à une demande d’occupation temporaire du domaine public, en cas d’événement en plein air. Par exemple, si l’on souhaite organiser un marathon ou une course qui se déroulera sur la voie publique, il faut respecter les articles R. 331-7 à R. 331-10 et A. 331-2 à A. 331-7 du Code du sport qui stipulent que les demandes d’autorisation doivent être faites auprès du préfet du département. Si l’événement nécessite de faire intervenir des véhicules motorisés, la demande est à effectuer auprès de la sous-préfecture. Enfin, si son ampleur dépasse 20 départements différents, une autorisation du ministère de l’Intérieur est requise.
Respecter le cadre légal de l’organisation des événements sportifs requiert de véritablement connaître les délais. Une demande auprès de l’autorité administrative doit être faite au moins trois mois avant la date de la manifestation et le temps d’instruction des dossiers peuvent parfois aller jusqu’à six semaines.
Organiser un événement sportif : se former au niveau professionnel
L’organisation d’un événement sportif est donc une tâche chronophage et très technique qui fait appel à de nombreuses compétences : gestion événementielle, relations publiques, communication et marketing sportif, ainsi que ressources humaines.
Pour parvenir à relever ce défi et à proposer des événements de niveau professionnel, il faut se former au sein d’un établissement spécialisé. La meilleure filière est celle du management du sport qui regroupe des disciplines variées comme le droit des contrats de sponsoring, la gestion de stades et d’arènes, le management du personnel et la géopolitique du sport.
À ce titre, PPA SPORT propose un cursus complet du Bachelor au Mastère spécialisé en Management et Business du sport qui permet d’organiser des événements sportifs dès l’obtention de son diplôme.
