Organiser un événement sportif requiert de maîtriser de nombreux secteurs : gestion, légalité, planification, etc. C’est pour cette raison qu’il est désormais possible de se former pour apprendre à monter des manifestations spécifiques au milieu du sport.
Organiser un événement sportif : des étapes préalables incontournables
Dans l’organisation événementielle, la préparation en amont de la manifestation est la clé du succès. Les professionnels débutent leur projet en ayant une idée très claire de ce qu’ils souhaitent réaliser.
Ils formalisent dans des documents techniques les points caractéristiques de leur événement : plans budgétaires, sources financières, moyens logistiques et humains ou encore autorisations et autorité administrative référente.
En effet, le préalable à l’organisation d’un événement sportif, c’est d’obtenir les autorisations adéquates. Par exemple, dans le cas d’un marathon, la mairie ou la préfecture délivrent des autorisations aux organisateurs, qui permettent d’occuper la voirie le temps de la manifestation et de bloquer le trafic routier.
Il en va de même dans le cas de diffusion d’extraits musicaux ou de chansons complètes : il est capital de contacter la SACEM afin d’obtenir son consentement. Pour aller plus loin, l’organisation d’un événement qui fait intervenir des mineurs, dans le cadre d’une compétition semi-professionnelle ou de loisirs, doit impérativement se baser sur des autorisations parentales valides.
Organisation d’événement sportif : moyens budgétaires et humains
Au sein des multiples étapes préalables à l’organisation d’un événement sportif, le financement occupe une place centrale. C’est une question cruciale, qui peut faire intervenir divers acteurs (publics et privés).
La commune peut par exemple financer une partie de la manifestation ou mettre à disposition gracieusement des locaux. Néanmoins, trouver des sources monétaires annexes est toujours une bonne idée : partenariats de sponsoring, publicité et visibilité sont des outils importants pour parvenir à trouver des fonds suffisants.
Enfin, outre les moyens logistiques que peuvent requérir certaines manifestations spécifiques, il faut s’assurer de bénéficier de toutes les ressources humaines nécessaires. Les équipes qui concourent à l’organisation d’un événement sportif sont pluridisciplinaires et regroupent :
– Les professionnels du management, du marketing et de l’événementiel.
– Les techniciens dédiés au montage/démontage, gestion du son de la lumière et des équipements.
– Le personnel affecté à la billetterie, le nettoyage, la sécurité, etc.
Le marketing et la communication : faire connaître son événement sportif
Désormais, il est impossible de procéder à l’organisation d’un événement sportif sans accorder une attention spécifique aux processus qui tiennent à la promotion de la manifestation. Presse locale, Internet, spots publicitaires ou communication print, il faut élaborer une stratégie de promotion cohérente avec le type d’événement qui est organisé.
Pour y parvenir, les professionnels de l’organisation événementielle spécialisée dans le sport ont suivi des formations de haut niveau académique et technique. Leur cursus, spécialisé dans le management du sport dès l’obtention de leur baccalauréat, comprend tous les apprentissages nécessaires pour organiser efficacement un événement sportif de haut niveau qualitatif.
Par exemple, PPA Sport couple une pédagogie premium avec un rythme d’apprentissage en alternance, ce qui garantit à ses étudiants de trouver rapidement un emploi à l’issue de leur parcours universitaire. Maîtriser les ficelles de l’organisation des événements sportifs requiert de se former au contact des professionnels du secteur.
